転職

退職時の残務整理や引き継ぎは最後まで責任を持って行いましょう

退職日までにモレなく終了できるように

退職が決まって「どうせ辞めるんだから」といい加減な気持ちで残務整理を行っては、あなたの最後の印象はがた落ちです。

あなたが辞めることで、あなたがやってきた仕事を他の人がカバーするなど、会社もまわりの人も少なからず負担がかかるわけですから、そのことを考えて引き継ぎや残務整理は責任を持って最後まできちんとやり抜きましょう。

書類の整理から後任者への引き継ぎ、取引先への挨拶周りや挨拶状の送付など、意外とやるべきことは多いものです。

これらが退職の前日までにはすべて終了するように、計画的に行うようにしてください。




引き継ぎ事項は文書に残す

担当していた仕事の内容と手順、関連する書類の保管場所と作成方法などは、わかりやすく箇条書きにして文書に残しておいたほうが親切です。

特に、後任者がまだ配属されていないとか、別の部門から配属されてきた場合にはマニュアル化されていたほうが便利です。

 

引き継ぎ事項は、後任者がスムーズに受け継いでいけるようにできるだけ細かく、わかりやすいように配慮します。

たとえば、取引先の資料や名詞、訪問するときの注意事項など、担当していた仕事のノウハウはすべて伝授できるようにしておきます。

取引先へは後任者とともに挨拶に伺う

取引先や社外でお世話になったところへは、これまでお世話になったお礼と退職の挨拶をしなければなりません。

何の連絡もなく突然担当者が変わりましたでは、会社の信用問題となります。場合によっては先方の担当者だけでなく上司にもきちんと挨拶しておかなければなりません。

 

この場合、忙しいからといって電話ですまそうというのは失礼で、直接訪問すべきです。

後任者が決まっていれば後任者を回伴して、今後ともよろしく取引していただけるようにと、確実にバトンタッチできるようにすべきです。

どうしても訪問できないなら、挨拶状を送付します。

特にこういうつながりは大事にしてください。会社を辞めてもこういうネットワークが意外なところで助けてくれたりするのです。

取引先への挨拶状の書き方

拝啓 早春の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

さて、私儀、来る三月末日をもちまして北斗商事株式会社を円満に退職致すことになりました。在任中には格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

なお、後任として、松本孝弘が引き続き貴社の担当をさせていただきます。

なにとぞ今後とも倍旧のご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

まずは略儀ながら書中をもって御礼かたがたご挨拶申し上げます。 末筆ながら、貴社の今後ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

敬具

平成○年三月

東京都○○区○○ 3丁目11-17
海山商事株式会社
営業部 山田 鉄男

挨拶珠に必ず記載するのは、お藻に下記の点です。

  • いつ辞めるか
  • 後任者の氏名 ・お世話になったお礼
  • 今後の取引のお願い

たいていは印刷したものを使いますが、できれば余白に手書きで一言添えたほうがよいでしょう。

ただしこれは改まった手紙ですから、先方が気心しれた人でもあまり砕けた内容は書かないようにします。

発送は末尾記載の月のうちに着くようにします。