ビジネスマナー

会議での発言は簡潔に!!「わかってください」は通用しません

会議で話し合う人達

会議では発現せずに沈黙は能力がないと思われても仕方ありません

お店で買い物をしたら、自分は何も言わなくても店員さんがどんどん話を進めて、気がついたら買い物が終わっていた、という経験はありませんか?

「あのー」とこちらが声をかけただけで、店員さんが「何をお求めですか?」「サイズは?」「色は?」「ご予算は?」となんでも先回りして聞いてくれ、自分があまり考えなくても買い物がすんでしまったことはありませんか?

店員さんがあなたに気をつかい、要望を聞き出してくれるのは、あなたがその店のお客さまだからです。

しかし、会社で働くときのあなたはお客さまの立場ではありません。

店員さんと同じように、お客さまや周囲の人達に気をつかい、製品やサービスを提供していく立場なのです。

学生時代は誰もが、周囲から何かを提供してもらうお客さまの立場です。受け身の姿勢でもほとんどのことは片づいてしまいます。

しかし世の中を見渡せばわかるように、社会人になると、常にお客さまの立場というのはありえないことです。

社員となったあなたは、受け身の姿勢では通用しません。

上司や先輩から仕事の指示を受けることはあっても、それは学生時代に先生から課題や宿題を与えられるのとは違います。

指示を受けるにしても、基本姿勢は能動的でないといけないのです。

社内の会議でも同じです。会議の場では、あなたに「どう思いますか? 賛成ですか? 反対ですか?」と個人的に親切に尋ねてくれる人はいません。

学校の授業中と同じように、「指名されなければ、みんなの前で意見を言わなくてもよい」と考えるのは間違いです。

発言しないで聞いてばかりの人が会議に参加していても意味がありません。

黙ってばかりいると、「あの新人は会議中に何が話されているか理解できないんだろ」と能力を疑われます。

会議の場では「沈黙は無能の証」なのです。




会議で反対意見を述べるときは慎重に

会議で発言する際に注意すべきポイントがいくつかあります。

  • テレビの討論番組のように、思いつくまま好き勝手に話しはじめずに、手をあげながら進行役の人に「よろしいですか」など声をかけ、了承を得てから発言する
  • 他部門などあなたを知らない人が参加している場合は、「営業1課の中村です」と名乗ってから発言する
  • 自分の意見を述べるときには、結論→理由→結論の順番に話す
  • 反対意見を述べるときは、賛成派の感情を刺激しないように配慮する

会議での発言は、まず結論から先に述べます。

次にその結論に至った理由を論理的・客観的に述べます。

発言の最後には「以上のことから私は賛成です」と結論を繰り返し、自分の意見を強調して発言を終えます。

1回の発言は長くてもせいぜい3分間以内に収めます。

反対意見は、賛成意見のときよりも慎重に発言します。

誰かの意見に反対するのですから、賛成派が感情を害する恐れがあるためです。

経験の浅い新人に自分の意見を否定されて喜ぶ上司や先輩はいません。

「俺に歯向かうとは、なかなか見どころのあるヤツだ」と考えるのはドラマの登場人物だけです。

反対意見を述べるときは、状況を見て、結論を後回しにする婉曲的表現を使うのも一つの方法です。

その場合、「私はこのように考えます」とまず理由から説明し、最後に「以上のことから私の考えは……です」と結論を述べます。

婉曲的な表現をうまく使えば感情論に発展することが避けられます。

  • 自分から発言しなければ、誰もあなたの意見を聞いてくれない
  • 意見は「結論→理由→結論」の順番で簡潔に述べる
  • 反対意見は、結論からでなく理由から婉曲的表現で