ビジネスマナー

会議で発言をする時には流れを読むことが非常に大切です

会議に参加する新人

会議は自分をアピールできる場です

学生時代に文化祭の準備など、友達同士で話し合って決めることがあったでしょう。そのようなとき、他人の話をさえぎって自己主張ばかりする人はいませんでしたか?

または、他人の考えをまったく無視して、なんでも自分勝手に決めて1人で盛り上がっている人がいたかもしれません。

そういう人がいると、他のメンバーはみんなシラけてしまって「1人でやってれば?」という雰囲気になるものです。

あまりひどいと「次回からあいつを仲間に入れるのはやめよう」という話になるかもしれません。

会社でも複数の人が集まって、物事を決めたり、報告し合ったりする場があります。それが会議です。

会議の場は、誰にでも発言のチャンスがあるので、あなたの存在を周囲にアピールする絶好の機会といえます。

ただし、会議に参加する本来の趣旨を忘れて、張り切りすぎるのはよくありません。

独りよがりな発言が続くと「場の空気が読めない自分勝手な新人」という見方をされてしまいます。

だからといって、黙っている方が無難だと自分の意見を述べないのも「積極性のない新人」と見られてしまいます。

会議に参加するときは、自分勝手と思われないようにしながら、積極的に発言することが求められます。

うまく発言できれば、あなたのやる気が周囲に伝わり、「議題を理解する能力」「会議の流れを読む能力」「自分の意見を述べる能力」など会議に必要な能力があると評価されます。




会議参加と発言の注意点

そもそも会議とはなんでしょうか? 会議とは「関係者が集まり、ある懸案事項について意見や情報を出し合い、結論を導き出す場」です。

参加者や議題によって会議にはさまざまな種類がありますが、一般に次のような流れで進みます。

会議の流れ

①議題・テーマの説明

進行役が会議のはじめにその会議を開く目的、議題、テーマ等を説明する。

②討議(意見交換)

提出された議題に沿って、参加者が自分の考えを述べる。発言の順のは進行役に任されている。

③まとめ(議決)

討議内容を踏まえて会議の結論を出す。

④議事録作成

会議の内容を議事録にまとめる。議事録は参加者が閲覧できるようにする。

 

会議の注意点

会議に参加するときは次の点に注意しましょう。

  • 会議の目的を理解し、事前資料があれば目を通しておく
  • 会議の流れを読み、いまが討議の段階なのか、まとめの段階なのかを把握しながら発言する
  • 発言者が述べている内容を的確にとらえ、要点のメモをとる
  • 発言の指名を避けようとしてうつむかない

そして、自分が発言するときには、次の点に注意しましょう。

  • 他人が発言中に発言しない
  • 発言するときは進行役に「よろしいでしょうか」と言って了承を得る
  • 話しはじめるとき「お聞きしたいのですが……」「OOについてですが……」などの断りを入れ、その発言が質問なのか意見なのかをはじめにはっきりさせる
  • 意見は賛成・反対ともに結論から述べ、それから理由を述べる
  • 反対意見のときは相手の感情を刺激しないように細心の注意を払う

 

  • あなたにとって会議は、単に物事を決める場ではなく、自分の存在をアピールする場でもある
  • 会議の目的を理解し、流れを読み、発言には細心の注意を払う