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ビジネスにおける連絡の仕方は正確な伝言ゲームといえます

連絡する新人OL

連絡の基本は正確第一です

小学生のころ「伝言ゲーム」をやったことはありませんか?

伝える内容が長く複雑になると、最後の人に伝わったときには、最初の意味とまるで違ってしまったり、意味不明な話になったりするものです。

仕事の運輅も伝言ゲームに似ているところがあります。ただし仕事の連絡ですから、ゲームと追って何よりも正確であることが求められます。

仕事の連絡はちょっとした言い間違いでも大きなトラブルに発願しかねません。

たとえば「水曜の午前10時に駅前集合」という連絡が「火曜の午前10時に駅前集合」となっていたらどうでしょう。

これが上司への連絡だったら、上司は火曜日の午前中に駅前で待ちぼうけです。

しかも大切なお得憲先への訪問で同じような間違いをしたら、とんでもないことになります。おそらく上司はあなたのミスをフォローしてくれるでしょうが、あなたに対しては簡単な連絡も満足にできない」という評価が下されるのは確実です。

その後は、あなたから連絡を受けるたびに、上司は「それは本当か? 間違いないか?」と疑ってかかることになりかねません。




基本に忠実であれば連絡ミスは防げる

「たぶん」や「だろう」は厳禁です

連絡の原則は、他者から伝わってきた必要事項を他者へ正確に伝えることです。そのためにはます伝達事項を正しく理解しなくてはいけません。

上司への連絡が「たぶん火曜の午前10畤だと思います」とか「訪問先は山田商事の中村さんだったような気がします」というあいまいなものでは失格です。

誰が、いつ、どこで、誰と、何を……といった5W2Hの原則に沿って連絡事項のポイントを押さえる必要があります。

まして記憶があいまいなまま、「火曜の午前10時です」と断定してしまうのは最悪です。

伝言ゲームのように、あなたのところで情報が大きく誤ると、最後にはとんでもない連絡事項になってしまいます。

復唱、確認、記録を習慣づけましょう

連絡ミスを防ぐために最も基本となるのは伝達事項の確認です。口頭でも電話でも、他者から連絡を受けたときには、その場で必ず復唱して相手に確認することが大切です。

この復唱と確認、そして内容の記録を習慣づけるだけで、たいていの連絡ミスは防げるようになります。

連絡事項を伝える方法は、口頭、伝言メモ、電話、電子メール、ファクスなどいくつもありますが、相手や内容、緊急度などによって適切な方法を選ぶことが肝心です。

上司に口頭で伝えようとしたら、たまたま上司は接客中で席を外しているということもあるでしょう。

戻ってきたら伝えるつもりでも、ついうっかり忘れてしまったり、連絡事項に記憶違いが生じたりする危険性は十分に考えられます。

そういう場合はすぐに顔を合せる相手でも、机の上に伝言メモを置くなど、記録に残る方法で伝える方が確実です。

反対に、目の前にいる上司に対して、口頭では何も言わないでパソコンから電子メールを送るというのは不自然な方法です。

別の人から受け取ったメールを転送するような場合は別ですが、口頭連絡をやたらと避けていると「あなたとは話したくない」という意思表示だと受け取られてしまいます。

職場のコミュニケーションは直接の対話が基本だと理解しておきましょう。

  • 正確第一、「だろう」というあいまいさは厳禁
  • 状況に応じて、各種の連絡方法を適切に使う