ビジネスマナー

報告の仕方は重要!!知りたいのは事実なのを理解しましょう

報告する主任

あいまいな報告はトラブルのもとです

誰かと話していて、「この人は何が言いたいんだろう?」と思うことってありませんか?

誰の話なのか、いつのことなのか、さっぱり理解できない、といった状況です。

職場での会話も同じです。職場では仕事の話が中心ですから、あいまいで不正確な話は後でトラブルを生む原因にもなりかねません。

たとえば、あなたが上司から「この品物を○○製作所の中村さんに届けてくれ」と頼まれたとします。

○○製作所を訪ねると中村さんは外出中だったので、対応に出た同じ部署の高橋さんに預けて帰ってきました。帰社後、上司に、ただ「届けてきました」とだけ報告したらどうなるでしょう。

もしかすると、あなたが品物を預けたと知らない中村さんから上司に「まだ受け取っていない」と電話が入るかもしれません。

事情のわからない上司は、「そんなはずはありませんが……」と言葉に詰まってしまうに違いありません。

ちょっとした報告ミスで、あなたの上司は信用を落とすことにもなりかねないのです。




仕事で「報告」が重要な理由

仕事の多<は上司や先輩から指示や命令を受けて始まります。

あなたに仕事を指示した上司や先輩は、あなたが順調に仕事を進めているか、いつごろ終わるかという情報を知りたがっています。

上司はあなたの進捗状況によって、次の仕事を進めるための段取りを考えなくてはいけないからです。

ですから、あなたは仕事の途中経過や終了について、上司や先輩に報告しなければなりません。

「あの仕事どうなった?」と仕事の指示を出した人から聞かれるのは、会社では恥ずかしいことです。

「仕事は指示や命令で始まり、報告で終わる」と覚えておいてください。

報告は次のようにタイミングよく行うことが重要です。

  1. 指示を受けた仕事が終わったときに結果を報告する
  2. 指示を受けた仕事が納期通りに終わりそうにないとわかったときに報告する
  3. 数日間、数週間にわたる仕事は、蹄目で途中経過を報告する
  4. トラブルが発生したときは、すぐに報告する

 

報告する内容のポイントは以下の通りです。

  • 途中報告でも結果報告でも、客観的に話すことが基本。自分の好き嫌いなど気分からくる価値判断は交えない。
  • 報告は5W2Hに沿って、簡潔に伝える。報告内容によっては必ずしも5W2Hのすべてが必要とは限らない。

相手に正しく理解してもらうことを第一に考える。

先ほどの届け物の例でも、あなたが帰社後にきちんと報告していたら、上司も電話ではっきりそう伝えることができたでしょう。

ちょっとした報告の遅れが、トラブルを生むのです。

  • 報告・連絡・相談の一つ「報告」はビジネスの基本
  • 仕事は指示に始まり、報告に終わる
  • あくまで客観的・簡潔に報告