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電子メールでのコミュニケーションはイッキに内容を伝えましょう

メールでコミュニケーション

メールは手軽なだけに落とし穴もあります

携帯電話でもパソコンでも、電子メールはいまやなくてはならない手軽なコミュニケーション手段の一つです。

しかしメールは、手軽なだけに落とし穴もたくさんあります。

たとえば、友達に送信するつもりで、うっかり違う人に送ってしまったという話はよく聞きますね。あなたも一度や二度は経験しているのではないでしょうか?

待合せの連絡をメールで送ったのに相手がこない。電話してみると「そんなメールは受け取ってないよ」という返事。そこで初めて送り先を間違えていたと気づく……というような失敗は誰にでも起こりうることです。

それで友達と待合せができないというのも困りますが、もしメールの内容が受け取った人の悪口だったらもっと大変です。笑い話ではすまなくなります。

会社でメールを使うときに、同じようなミスを犯したらどうでしょう。

上司や先輩と待合せするとき、日時や場所をメールで伝えたつもりだったけれど届かなかった……これは完全な連絡ミスです。

もしこれが得意先を訪問するための待合せだったら、時間を作ってくれた相手にも迷惑をかけます。単なる連絡ミスではすまされません。

メールの操作ミスで人間関係が壊れることもあります。

たとえば、上司や先輩の悪口を、こっそり同期入社の友人にメールで送ったはずなのに、アドレスを間違えて本人に送ってしまった……想像しただけでも恐ろしいことです。




メールの特性を知って使いこなしましょう

メールでの失敗を避けるためにも、メールを使うことのメリットとデメリットをしっかり理解しておきましょう。

電子メールのメリット

  • 相手の都合を考えないで送信できる。相手は時間のあるときに読めばよい。
  • 口頭で伝えるのが難しい話、一気に説明したいことなどを順序立てて伝えられる。対面しての会話と違って相手の反応にこちらがひるんだりする心配もない。
  • 相手に文書やデジタルデータが届くまで時間がかからない。
  • 聞き間違いによるミスを防ぐことができ、記録として残せる。

電子メールのデメリット

  • すぐに伝えたいことでも、相手がいつ読むかはわからない。
  • 相手の様子を見ながら話の内容や説明の仕方を変えることができない。相手に誤解された場合はその場で修正できない。
  • 送り先を間違えても気づかないことがある。
  • そのことが原因で取り返しのつかない事態を招きかねない。

メール活用のポイント

このようにメールを使うメリットとデメリットを踏まえると、仕事では次のように利用することが望ましいといえます。

  1. 基本は対面の会話と心得たうえで、状況に応じて利用しましょう。
  2. 会議開催など大勢の人に同じ内容を伝えるときには有効なツールとなります。
  3. ミスの報告やトラブルの相談など、話しにくいことはメ一ルで伝えてはいけません。そこで誤解を生むと、問題がさらに悪化することになります。ただし相手が忙しい上司など、すぐに顔を合せることができない場合は、メールの使用も有効手段です。「後ほど直接ご報告します」と断り、概略を伝えましょう。
  4. メールの文章はメモの延長と考え、簡潔で明瞭な表現を心がけます。長文になるときは、別に文書のファイルを作成して添付します。会議の議事録などは、添付ファイルにするのが基本です。
  5. 顔文字や略語など、メール特有の表現は仕事では使ってはいけません。「仲間内でしか通じない話し言葉」がいけないのと同じことです。

 

  • メールの長所・短所を理解して上手に活用
  • コミュニケーションの基本は会話、なんでもメールですませない
  • メールの文章は簡潔・明瞭が基本