ビジネスマナー

会話でするコミュニケーションは様子を見ながらいきましょう

会話を楽しむ女性たち

会話の途中でとっさに軌道修正

好きな人を映画に誘ったら、相手の態度からどうも断られそうな気がして、「実は余ったチケットを買って欲しいのよ」と話の内容を変えてしまった、という経験はありませんか?

とっさに話の内容を修正して、相手が「YES」「NO」の返事をハッキリさせるのを避けて関係維持を図るようなケースです。

これが電子メールだったら、とっさの軌道修正ができないまま、「ごめんなさい、あなたとは友達のままでいたいんだ」という素っ気ない返事をもらうだけです。

もちろん、この「友達」が言葉通りに受け取れないことはわかっていますね。

上司や先輩との会話でも似たようなことがあります。話の途中で、自分が相手の意図を勘違いしていると気づくような場合です。

そのようなときは、間違ったまま話を進めるのではなく、まずは自分の勘違いを正すことが必要です。

 

直接の会話にはこんな特徴があります

相手と会話を組み立てていく

対面しての直接の会話や電話でのやりとりは、相手と会話を組み立てていく作業だといえます。

メールやファクスの場合は、ひとまとまりの文章を一気に伝えますから、リアルタイムに会話を組み立てていくのとはかなり性質が違います。

直接の会話や電話のメリットは次の点です。

  • 相手の反応を見ながら、話の内容や説明方法を臨機応変に変えられる
  • 自分の意図を言葉だけでなく、声の調子、表情や身ぶり手ぶりも交えて伝えることができる

リアルタイムの会話は、事前に内容や説明方法を十分に検討できない半面、その場で修正できるというメリットがあります。

直接の会話や電話の会話での注意点として以下のようなものがあります。




直接の会話の注意点

反応がよくても図に乗らない

相手の反応がよければ、つい話しすぎることがあります。希望的観測のようなことも口にしてしまう場合です。

あまり図に乗ると、せっかく好感を持ってくれている相手の感情を害してしまいます。

相手の反応によっては、すべてを謳らずに途中でやめておく

自分が言いたいことをすべて伝えたい気持ちはわかりますが、相手に聞く姿勢が見られなかったり、否定されそうな態度だったりしたら、いったん胸にしまって再検討することも必要です。

電話での会話の注意点

沈黙は避ける

電話での会話は相手の姿が見えないだけに、沈黙するとたいてい悪い方に受け取られてしまいます。

「怒っている」「反発している」など相手に不安を与えてしまいます。

ここでもあいづちを有効に使いましょう。

声の調子に気をつける

顔の表情が見えていれば、たとえ声の調子が低くても、「不機嫌ではないのだな」とわかります。

しかし、電話の会話は言葉と声の調子だけで相手の様子を推察しなくてはいけません。

逆にいえば、声の調子は友好的であるように努めたほうがよいということです。声の調子で表情を伝えるように話しましょう。

  • 直接の会話は、相手と会話を組立てていく作業
  • 相手の反応によって、会話内容・会話方法を変えていく
  • 電話での会話に沈黙は厳禁